REPUBLIKNEWS.CO.ID, MAKASSAR — Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sulawesi Selatan (Kanwil Kemenkumham Sulsel) terus mematangkan persiapan untuk menuju sistem digitalisasi kearsipan.
Kepala Divisi Administrasi Kanwil Kemenkumham Sulsel Indah Rahayuningsih mengatakan, saat ini arsip sudah perlu dilakukan digitalisasi, hal ini sebagai bentuk mengikuti perkembangan teknologi. Di mana dokumen arsip disalurkan dalam media elektronik. Misalnya, tata persuratan di tingkat Kemenkumham saat ini telah menggunakan fasilitas sistem informasi Sumaker (Surat Masuk Keluar).
“Melalui penggunaan Sumaker ini, pimpinan dapat menentukan kebijakan arah tujuan surat tersebut dalam hal ini diteruskan, disposisi, dan lainnya,” katanya saat memberi penguatan pada pengelola arsip di Aula Kanwil Kemenkumham Sulsel, kemarin.
Baca Juga : 3Kiosk Hadir di Sulsel, 4 Lokasi akan Mudahkan Pelanggan dan Retailer
Indah menjelaskan, Arsiparis termasuk bagian Jabatan Fungsional (JF) sehingga siapapun yang menjabat menjadi JF Arsiparis memiliki peluang untuk mengumpulkan Angka Kredit (AK) lebih banyak. Guna memenuhi kebutuhan JF Arsiparis di Kanwil Kemenkumham Sulsel, pihaknya memerintahkan pihak terkait untuk mengadakan Uji Kompetensi bagi pegawai yang masuk penugasan pengarsipan, guna mencetak pegawai yang kompeten dalam pengarsipan dokumen.
“Pekerjaan arsiparis memang tidak mudah terutama tahap digitalisasi arsip yang memakan waktu lama. Ditambah faktor menumpuknya dokumen arsip,” terangnya.
Indah pun meminta kepada pengelola kearsipan tingkat Kanwil Kemenkumham Sulsel untuk melakukan penanganan arsip dengan tertib. Utamanya, terkait dengan penghapusan dokumen arsip yang sudah memungkinkan untuk dilakukan penghapusan.
Baca Juga : Bupati Gowa Ajak Pengurus HMI Bangun Sinergitas Dorong Pembangunan Daerah
“Bicara proses penghapusan, kini penghapusan arsip harus ada saksi dari Tim BMN Pusat. Contoh jika kegiatan penghapusan arsip berkaitan dengan Keimigrasian, maka kita harus panggil saksi dari Tim BMN Keimigrasian,” jelas Indah.
Ia menjelaskan, pengerjaan arsip ini disamping amanat dari Undang-Undang (UU) 43/2009 tentang Kearsipan, juga termasuk bagian dari pemenuhan target kinerja.
“Usahakan seluruh divisi memiliki program dan harus dilakuan pemetaan arsip. Tentukan juga arsip mana yang akan dihapuskan dari B01 sampai B12,” pesan Indah kepada pengelola kearsipan.
Baca Juga : Kakanwil Kemenkumham Sulsel Tekankan Kejujuran Dalam Pelaksanaan PMPJ Notaris
Sementara, Kepala Bagian Umum Basir mengatakan, pengelola kearsipan yang ada di tingkat Kanwil Kemenkumham Sulsel telah diberikan SK masing-masing dari Kakanwil Kemenkumham Sulsel Liberti Sitinjak.
“Berkaitan dengan digitalisasi arsip saya harap kepada seluruh pengelola arsip untuk melakukan inventarisasi berkaitan dengan arsip-arsip yang dianggap aktif dan dinamis untuk dilakukan digitalisasi,” terangnya.
Hadir dalam bimtek ini Kepala Subbagian Kepegawaian Kanwil Andi Rahmat dan seluruh pengelola arsip Kanwil Kemenkumham Sulsel.
