REPUBLIKNEWS.CO.ID, SAMARINDA — Dalam upaya modernisasi pengelolaan dokumen pemerintahan, Rasman Rading, Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga pada Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim), Rasman Rading, menegaskan pentingnya digitalisasi arsip.
Dijelaskan, kegiatan pemusnahan arsip yang mencakup dokumen periode 2005 hingga 2011, serta penyerahan arsip statis dari tahun 2008 hingga 2011 yang dilakukan Dispora tidak hanya bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen arsip, tetapi juga untuk mengurangi beban dari penyimpanan dokumen fisik yang dapat mengganggu kelancaran administrasi.
“Pemusnahan arsip yang tidak lagi diperlukan adalah langkah krusial untuk menghindari penumpukan dokumen yang dapat menimbulkan beban administratif bagi setiap dinas,” ungkapnya, saat ditemui di Aula Dispora Kaltim pada Selasa (5/11/2024).
Baca Juga : INDEX Samarinda 2025 Kembali Digelar, Puluhan Brand Ternama Ramaikan Pameran
“Tapi, pemusnahan arsip harus dilakukan dengan mematuhi aturan yang berlaku agar tidak terjadi penumpukan,” tambahnya.
Rasman juga menekankan pentingnya digitalisasi, yang memungkinkan akses terhadap dokumen penting dalam format digital.
Ia menegaskan bahwa dokumen yang penting tidak seharusnya hilang, terutama dalam situasi hukum di mana keberadaan dokumen menjadi sangat vital.
Baca Juga : Pemkab Kukar Tegaskan Komitmen Sinergi Program Sosial Bersama Pemprov Kaltim
Lebih lanjut, disebutkan arsip yang dimaksud mencakup dokumen dari tahun 2005 hingga 2011 yang kini sudah tidak relevan.
Meskipun dokumen fisik masih ada, digitalisasi dianggap sebagai solusi yang lebih efisien untuk penyimpanan dan akses data.
“Keputusan untuk menghancurkan dokumen selalu mempertimbangkan relevansi dan kebutuhan,” jelasnya.
Baca Juga : Wali Kota Cup 2025 Bangkitkan Gairah Basket Samarinda, Fokus Ciptakan Talenta Muda
Dengan mengimplementasikan digitalisasi arsip, Dispora Kaltim berharap dapat menciptakan sistem manajemen dokumen yang lebih efisien dan sesuai dengan hukum, serta meningkatkan kualitas administrasi di lingkungan pemerintahan.
